Buku Panduan - Presensi Siswa Hilma Pro

Dokumen ini merupakan panduan resmi untuk mengoperasikan modul Presensi Siswa pada aplikasi Hilma Pro. Modul ini memungkinkan pencatatan kehadiran menggunakan Scanner RFID, pemindai Barcode, maupun input NIS, serta menyediakan laporan dan rekapitulasi data yang akurat.

1. Cara Akses & Login Aplikasi

Sebelum dapat mengelola dan memonitor data presensi, staf administrasi atau guru harus melakukan proses login terlebih dahulu ke dalam sistem aplikasi Hilma Pro.

Tampilan Halaman Login Admin/Guru

Menampilkan formulir otentikasi yang meminta input Alamat Email dan Kata Sandi (Password).

Langkah-langkah Login:

Buka browser dan masuk ke tautan utama aplikasi Hilma Pro.
Pada kolom Email, masukkan alamat email akun Anda yang telah terdaftar di sistem.
Pada kolom Password, masukkan kata sandi Anda.
Klik tombol Login. Jika data valid, Anda akan langsung diarahkan ke halaman Dashboard utama.

2. Halaman Scan Presensi (RFID / Barcode / NIS)

Halaman ini dirancang sebagai titik masuk (entry point) harian bagi siswa untuk mencatatkan kehadiran mereka secara langsung.

Tampilan Antarmuka Scan Presensi

Menampilkan form input untuk kartu RFID, memindai Barcode, atau mengetik NIS, beserta log aktivitas absensi yang berjalan secara real-time.

Langkah Pengoperasian:

Akses menu Presensi → Scan Presensi pada sidebar aplikasi.
Pastikan kursor (fokus) selalu berada pada kotak input yang disediakan di layar.
Siswa cukup Menempelkan Kartu RFID atau Memindai Barcode ke perangkat scanner. Jika siswa tidak membawa kartu, staf dapat mengetik NIS lalu menekan Enter.
Sistem akan langsung menampilkan pop-up sukses dan mendata waktu masuk (Tepat Waktu atau Terlambat).

Deteksi Keterlambatan Otomatis:

Aplikasi membaca batas jam masuk sekolah dari pengaturan (misal: 07:00). Siswa yang melakukan pemindaian melewati batas waktu tersebut akan otomatis tercatat dengan status "Terlambat".

3. Laporan Presensi Harian

Halaman laporan menyajikan tabel rincian data absensi yang dapat difilter berdasarkan berbagai kriteria untuk kebutuhan audit harian.

Tampilan Laporan Presensi

Berisi tabel data siswa yang hadir beserta opsi filter (Rentang Tanggal, Kelas, dan Status).

Cara Menggunakan Filter Laporan:

Buka menu Presensi → Laporan.
Tentukan Rentang Tanggal awal dan akhir yang ingin ditampilkan.
(Opsional) Pilih Kelas dari dropdown untuk membatasi data hanya pada kelas tertentu.
(Opsional) Filter berdasarkan Status kehadiran (Hadir, Sakit, Izin, Terlambat, Alfa, Bolos).
Klik tombol Filter/Cari. Tabel dan panel Statistik (jumlah siswa per status) akan langsung diperbarui.

4. Rekapitulasi & Persentase

Berbeda dengan Laporan Harian, halaman Rekapitulasi dirancang untuk melihat ringkasan total (akumulasi) kehadiran siswa dalam suatu periode bulanan atau per semester.

Tampilan Rekapitulasi Presensi

Menyajikan daftar siswa per kelas, akumulasi total Hadir, Izin, Sakit, Alfa, Terlambat, serta Persentase Kehadiran.

Sistem Perhitungan Otomatis:

Hari Efektif Belajar

Sistem otomatis menghitung hari efektif dengan mendeteksi hari di mana ada riwayat absensi masuk ke dalam database pada rentang tanggal tersebut.

Deteksi Alfa Otomatis

Jika siswa tidak hadir di suatu "Hari Efektif" dan tidak diinput izin/sakit oleh guru, sistem akan otomatis menjumlahkannya sebagai Alfa di tabel rekap.

5. Input Presensi Manual

Fitur ini digunakan dalam kasus khusus, seperti: siswa lupa membawa kartu RFID, izin tidak masuk karena sakit, atau perangkat scanner sedang tidak dapat digunakan.

Form Input Presensi Manual

Formulir pop-up yang meminta input Nama Siswa, Tanggal, Status, dan Catatan opsional.

Langkah Input Data Manual:

Masuk ke Halaman Laporan Presensi, lalu klik tombol "Tambah Presensi Manual".
Cari dan pilih nama siswa pada kolom dropdown.
Tentukan Tanggal presensi.
Pilih Status Kehadiran (Sakit, Izin, Alfa, Bolos, Hadir, atau Terlambat).
Tuliskan Catatan (misal: "Izin pulang cepat" atau "Surat keterangan dokter").
Klik tombol Simpan.

Catatan Teknis Pencatatan Waktu:

Ketika Anda memasukkan status Hadir atau Terlambat secara manual, jam masuk (time_in) akan tercatat menggunakan jam riil (waktu server saat tombol simpan ditekan). Untuk status non-hadir (Sakit/Izin/Alfa), sistem akan mencatat waktunya menjadi 00:00:00.

6. Integrasi Portal Orang Tua & Siswa

Aplikasi Hilma Pro memiliki ekosistem yang terintegrasi penuh. Semua data kehadiran harian yang dimasukkan oleh pihak sekolah (baik melalui scanner maupun manual) dapat dipantau langsung oleh Orang Tua dan Siswa secara real-time.

Tampilan Portal Siswa & Orang Tua

Menampilkan dashboard pribadi milik siswa yang berisi detail histori kehadiran, status harian, serta akumulasi rekapitulasi per bulan.

Keuntungan Akses Portal:

Transparansi Penuh: Orang tua dapat memantau riwayat kedatangan anaknya di sekolah berdasarkan waktu pemindaian (Scan) secara presisi.
Sinkronisasi Instan: Data status "Tepat Waktu", "Terlambat", atau "Alfa" otomatis muncul di Portal sesaat setelah dicatat oleh sistem sekolah.
Pemantauan Rekapitulasi: Orang tua dan siswa dapat memonitor sisa Hari Efektif Belajar dan memastikan kelengkapan syarat kehadiran secara mandiri tanpa harus meminta rekap ke pihak Tata Usaha.

Buku Panduan Penggunaan