Panduan ini mencakup seluruh fitur dan modul yang tersedia dalam aplikasi Hilma Pro Managemen Sekolah.
Hilma Pro adalah aplikasi manajemen keuangan dan administrasi sekolah berbasis web yang mencakup modul:
Buka browser (Chrome/Firefox/Edge) → ketik alamat server, contoh: http://hilmapro.sekolah.sch.id atau http://localhost jika dijalankan lokal.
Sistem mendukung 6 jenis pengguna dengan hak akses yang berbeda:
| Modul / Fitur | Admin | Bendahara Utama | Bendahara Khusus | Guru | Panitia SMPB |
|---|---|---|---|---|---|
| Dashboard Keuangan | ✅ | ✅ | ✅ (terbatas) | ❌ | ❌ |
| Master Data (kelas, jurusan) | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Data Siswa (CRUD) | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Tagihan & Pembayaran | ✅ | ✅ | ✅ (sebagian) | ❌ | ❌ |
| Pengeluaran Kas | ✅ | ✅ | ✅ (sebagian) | ❌ | ❌ |
| Laporan Keuangan | ✅ | ✅ | ✅ (sebagian) | ❌ | ❌ |
| Absensi Siswa | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| SMPB | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ✅ |
| Pengaturan & Audit Log | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
Akses URL aplikasi di browser → otomatis diarahkan ke halaman login. Contoh: http://stmponcol.sch.id/login
Masukkan Email dan Password yang telah diberikan oleh Administrator sekolah.
Jika berhasil, Anda akan diarahkan ke Dashboard sesuai role masing-masing. Jika gagal, periksa kembali email dan password.
Hubungi Administrator untuk reset password. Admin dapat mengubah password pengguna melalui menu Pengaturan → Manajemen Akun.
Portal siswa menggunakan URL berbeda dari login staff:
Buka http://[alamat-aplikasi]/portal/login di browser.
Gunakan NIS (Nomor Induk Siswa) sebagai username. Password default = NIS siswa (dapat diubah oleh Admin).
Setelah login: lihat tagihan belum lunas, riwayat pembayaran, dan rekap kehadiran pribadi.
Menu: Pengaturan → Data Sekolah (hanya Admin)
Lengkapi Nama Sekolah, Alamat, No. Telepon, Nama Kepala Sekolah, dan Nama Bendahara. Data ini akan muncul di struk pembayaran dan laporan resmi.
Klik tombol upload logo → pilih file gambar (format JPG/PNG, maks 2MB). Logo akan tampil di header laporan dan struk.
Isi Batas Waktu Absensi (contoh: 07:00). Siswa yang scan setelah jam ini akan otomatis tercatat Terlambat.
Masukkan Token API WhatsApp jika ingin mengirim notifikasi pembayaran otomatis ke wali murid. Aktifkan toggle Status WhatsApp.
Menu: Pengaturan → Manajemen Akun (hanya Admin)
Klik + Tambah Akun → isi Nama Lengkap, Email, Password, dan pilih Role.
Pilih sesuai tugas pengguna: Admin Bendahara Utama Bendahara Khusus Guru Panitia SMPB
Khusus role Bendahara Khusus: centang jenis tagihan yang menjadi tanggung jawabnya. Ia hanya dapat melihat dan memproses tagihan yang dicentang.
Jika Bendahara Khusus tidak diassign ke jenis tagihan apapun, mereka tidak akan dapat melihat tagihan atau pembayaran apapun di sistem.
Menu: Pengaturan → Tahun Ajaran dan Pengaturan → Jurusan (hanya Admin)
| Langkah | Tahun Ajaran | Jurusan |
|---|---|---|
| Tambah Baru | Klik + Tambah → isi nama (contoh: 2025/2026) → centang Aktif jika ini tahun berjalan | Klik + Tambah → isi nama jurusan (contoh: TJKT, Teknik Jaringan Komputer dan Telekomunikasi) |
| Set Aktif | Klik tombol Set Aktif pada tahun ajaran yang berjalan. Hanya 1 tahun ajaran yang bisa aktif. | - |
| Data | Cara Membuat | Catatan |
|---|---|---|
| Kelas | Pengaturan → Kelas → + Tambah → isi Nama Kelas & pilih Jurusan | Contoh: X TKRO 1, XI TJKT 2 |
| Jenis Tagihan | Pengaturan → Jenis Tagihan → + Tambah → isi Nama & Nominal Default | Contoh: SPP = Rp 250.000, Uang Gedung = Rp 500.000. Nama yang mengandung kata "SPP" otomatis terhubung dengan fitur bebas SPP. |
Menu: Data Siswa (hanya Admin)
Tombol ada di pojok kanan atas halaman Data Siswa.
Wajib diisi: NIS (unik, maks 20 karakter) dan Nama Lengkap dan Kelas. Data opsional: Nama Orang Tua, No. HP WA, Alamat, UID Kartu RFID.
Jika siswa mendapat keringanan biaya, centang jenis tagihan yang dibebaskan. Siswa yang dibebaskan tidak akan mendapat tagihan baru untuk jenis tersebut.
Password portal siswa otomatis di-set = NIS siswa. Siswa bisa login ke portal dengan NIS dan password tersebut.
Klik tombol Import → klik Download Template Excel. Buka file template yang terunduh.
Format kolom: A = NIS | B = Nama Siswa | C = Nama Kelas | D = Nama Orang Tua | E = Alamat. Pastikan Nama Kelas sama persis dengan yang ada di sistem.
Klik Import → pilih file .xlsx → klik Upload & Import. Data yang sudah ada (NIS duplikat) akan dilewati secara otomatis.
Klik tombol Export di halaman Data Siswa untuk mengunduh seluruh data siswa ke file Excel.
Fitur untuk siswa yang mendapat keringanan atau pembebasan tagihan tertentu (KIP, beasiswa, dll):
Klik ikon Edit (pensil) pada baris siswa di tabel Data Siswa.
Di bagian "Tagihan yang Digratiskan", centang jenis tagihan yang dibebaskan (bisa lebih dari satu).
Isi kolom Alasan Keringanan untuk dokumentasi (contoh: Penerima KIP 2025).
Bebas biaya hanya mencegah tagihan baru dibuat. Tagihan lama yang sudah terlanjur ada sebelum siswa diset bebas tidak dihapus otomatis — harus dihapus manual oleh Admin jika diperlukan.
Menu: Data Siswa → QR Code (Admin & Guru)
Gunakan filter kelas untuk menampilkan siswa tertentu saja.
Centang siswa yang diinginkan atau pilih semua → klik Download PDF. File PDF berisi kartu QR code untuk setiap siswa yang dipilih.
Pastikan reader RFID USB sudah terpasang. Reader akan berfungsi seperti keyboard — tidak perlu install driver khusus.
Klik Edit (ikon pensil) pada siswa yang akan didaftarkan kartunya.
Pastikan kursor aktif di dalam field tersebut (berkedip).
UID kartu akan otomatis terisi di field tersebut. Klik Simpan Perubahan.
Kolom RFID di tabel Data Siswa akan menampilkan badge 🔵 Terdaftar jika siswa sudah punya kartu, dan tanda "—" jika belum.
Menu: Tagihan → Buat Tagihan
Pilih kelas yang akan dibuatkan tagihan. Semua siswa di kelas tersebut akan mendapat tagihan (kecuali yang dibebaskan).
Pilih jenis tagihan (contoh: SPP, Uang Gedung). Nominal akan otomatis terisi dari default yang telah diset sebelumnya.
Pilih tahun ajaran yang berlaku. Untuk tagihan bulanan (SPP), pilih bulan spesifik atau pilih "Semua Bulan" untuk generate 12 bulan sekaligus.
Isi tanggal jatuh tempo jika diperlukan.
Sistem akan membuat tagihan untuk setiap siswa yang memenuhi syarat. Tagihan duplikat (siswa + jenis + tahun + bulan yang sama) akan dilewati otomatis.
Saat membuat tagihan, pada dropdown Bulan pilih opsi "Semua Bulan (Juli–Juni)". Sistem akan membuat 12 tagihan SPP sekaligus untuk setiap siswa di kelas tersebut. Sangat berguna di awal tahun ajaran.
Urutan bulan yang dihasilkan:
Juli Agustus September Oktober November Desember Januari Februari Maret April Mei Juni
Di halaman daftar tagihan, klik ikon Hapus (tempat sampah) pada baris tagihan. Hanya tagihan yang belum lunas yang sebaiknya dihapus. Tagihan yang sudah ada pembayaran tidak dapat dihapus begitu saja — batalkan pembayarannya terlebih dahulu.
Menghapus tagihan bersifat permanen. Pastikan tagihan yang dihapus memang tidak diperlukan. Seluruh aktivitas penghapusan tercatat di Audit Log.
Menu: Kasir / Pembayaran
Di halaman Kasir, ketik NIS siswa di kolom pencarian lalu tekan Enter atau klik tombol Cari.
Akan muncul informasi siswa, daftar tagihan yang belum lunas (unpaid/partial), dan 5 pembayaran terakhir.
Tombol bayar ada di setiap baris tagihan belum lunas.
Masukkan jumlah yang dibayarkan (bisa kurang dari total untuk pembayaran cicilan) dan tanggal pembayaran.
Sistem otomatis memperbarui status tagihan menjadi Partial (jika cicilan) atau Lunas. Notifikasi WhatsApp dikirim otomatis jika dikonfigurasi.
Centang beberapa tagihan sekaligus di daftar tagihan belum lunas siswa.
Muncul form pembayaran massal. Isi total uang yang dibayarkan.
Uang pembayaran dibagi secara proporsional ke tagihan yang dipilih (urutan dari tagihan pertama). Sisa uang kembalian ditampilkan jika ada.
| Jenis Cetak | Cara | Isi Dokumen |
|---|---|---|
| Struk Pembayaran | Setelah proses pembayaran, klik Cetak Struk atau akses via Riwayat Pembayaran → klik No. Resi | No. Resi, nama siswa, jenis tagihan, jumlah bayar, tanggal, stempel sekolah |
| Invoice / Kuitansi | Di halaman Kasir → centang tagihan → klik Cetak Invoice | Daftar tagihan yang akan dibayarkan sebagai tagihan resmi |
Menu: Pembayaran → Riwayat
Menampilkan semua transaksi pembayaran. Klik nomor resi untuk mencetak struk ulang. Admin dapat membatalkan/menghapus pembayaran dari halaman ini.
Menu: Pengeluaran (Admin, Bendahara Utama, Bendahara Khusus)
Tombol ada di pojok kanan atas halaman Pengeluaran.
Pilih Jenis Tagihan (sumber dana), isi Keterangan pengeluaran, jumlah Nominal, dan Tanggal pengeluaran.
Pengeluaran tercatat dan akan mengurangi saldo kas dari jenis tagihan yang dipilih. Muncul di laporan pengeluaran dan di grafik dashboard.
Pengeluaran dikaitkan ke jenis tagihan untuk memisahkan arus kas. Contoh: pengeluaran dari dana SPP dimasukkan ke jenis tagihan SPP. Ini memudahkan laporan keuangan per pos anggaran.
Klik ikon Edit untuk mengubah keterangan atau nominal. Klik ikon Hapus untuk menghapus catatan pengeluaran. Semua perubahan tercatat di Audit Log.
Menu: Laporan → Laporan Pembayaran
Menampilkan semua transaksi pembayaran. Dapat difilter berdasarkan rentang tanggal.
| Aksi | Cara |
|---|---|
| Filter Tanggal | Isi Start Date dan End Date → klik Filter |
| Export Excel | Klik tombol Export Excel → file .xlsx terunduh otomatis |
| Export PDF / Cetak | Klik tombol Cetak / PDF → halaman cetak terbuka, gunakan Ctrl+P |
Menu: Laporan → Tunggakan
Menampilkan semua siswa yang masih punya tagihan belum lunas. Dapat difilter per Kelas.
Laporan tunggakan berguna untuk membuat daftar siswa menunggak yang perlu dihubungi atau ditindaklanjuti. Export ke Excel untuk mudah dikirim ke kepala sekolah.
Menu: Laporan → Rekapitulasi
Menyajikan ringkasan per jenis tagihan: total tagihan, terbayar, sisa tunggakan, dan persentase pelunasan. Dapat difilter per Tahun Ajaran.
| Kolom | Keterangan |
|---|---|
| Jenis Tagihan | Nama jenis tagihan (SPP, Uang Gedung, dll) |
| Tahun Ajaran | Tahun ajaran terkait tagihan |
| Jumlah Siswa | Banyak siswa yang memiliki tagihan ini |
| Total Tagihan | Total nominal semua tagihan jenis ini |
| Total Terbayar | Jumlah yang sudah dibayarkan |
| Sisa Tunggakan | Total yang belum terbayar |
| Persentase | % pelunasan (terbayar / total tagihan) |
Menu: Laporan → Pengeluaran
Daftar semua pengeluaran kas yang telah dicatat. Dapat difilter berdasarkan rentang tanggal.
Menu: Absensi → Scanner — Dapat diakses oleh Admin, Bendahara, dan Guru
Sistem otomatis mengenali ketiganya — tidak perlu ganti mode.
Kotak input di tengah halaman harus aktif (kursor berkedip). Sistem akan refocus otomatis setiap 1 detik. Jangan klik area lain saat sedang scan.
Reader RFID akan mengetik UID kartu otomatis ke input lalu menekan Enter. Kamera akan mendeteksi QR code secara real-time.
Jika NIS/RFID ditemukan → absensi tercatat dengan status Hadir atau Terlambat (otomatis sesuai batas waktu yang diset). Terdengar suara beep sukses dan nama siswa muncul di log realtime.
Muncul pesan error merah dan suara beep berbeda. Pastikan kartu RFID sudah terdaftar di data siswa, atau cek apakah NIS sudah benar.
Sistem mencegah satu siswa absen dua kali dalam satu hari. Jika siswa scan ulang, muncul pesan informasi "sudah melakukan absensi hari ini".
Fitur untuk memasukkan kehadiran tanpa scan, tersedia di halaman Laporan Absensi.
Menu: Absensi → Laporan Absensi
Tombol di pojok kanan atas halaman laporan.
Pilih siswa, pilih tanggal, pilih status (Hadir Terlambat Sakit Izin Alfa), dan isi catatan jika ada.
Jika sudah ada absensi untuk tanggal tersebut, data akan diperbarui (update). Jika belum ada, data baru dibuat.
Menu: Absensi → Absen Pulang
Filter kelas dan tanggal yang ingin dicatat jam pulangnya.
Klik toggle Pulang pada baris siswa untuk mencatat jam pulang saat ini. Toggle ulang untuk membatalkan checkout.
Di halaman ini, guru juga dapat mengubah status absensi siswa (Hadir/Sakit/Izin/Alfa) langsung dari tabel.
| Halaman | Fungsi | Filter Tersedia |
|---|---|---|
| Laporan Absensi | Daftar lengkap semua rekaman kehadiran | Tanggal, Kelas, Nama/NIS, Status |
| Rekap Kehadiran | Ringkasan per siswa: total hadir, terlambat, sakit, izin, alfa, persentase | Rentang tanggal, Kelas |
Menu: Absensi → Desain Kartu (Admin & Guru)
Kustomisasi tampilan kartu absensi yang dicetak untuk siswa. Dapat mengubah:
Calon siswa dapat mendaftar mandiri tanpa perlu ke sekolah:
Calon siswa membuka URL: http://[alamat-aplikasi]/daftar — halaman ini bisa diakses tanpa login.
Data yang harus diisi: Nama Lengkap, Nama Orang Tua, NISN, Sekolah Asal, No. HP, Pilihan Jurusan, Alamat (Provinsi/Kab/Kec/Desa), dan Biaya Pendaftaran.
Setelah submit berhasil, muncul halaman sukses dengan Nomor Pendaftaran (format: SMPB-2025-0001). Nomor ini digunakan untuk cek status.
Setiap pendaftar mendapat nomor unik otomatis. Format: SMPB-[TAHUN]-[URUTAN] contoh: SMPB-2025-0023. Nomor ini bisa digunakan untuk mencetak bukti pendaftaran.
Menu: SMPB (Panitia SMPB, Admin, Bendahara)
Semua pendaftar tampil di tabel dengan filter berdasarkan status (Semua / Proses / Diterima / Cadangan / Ditolak).
Klik toggle Status Bayar pada baris pendaftar untuk mengubah antara Lunas dan Belum Bayar.
Klik dropdown status pada baris pendaftar → pilih: Proses Diterima Cadangan Ditolak
Klik ikon Edit untuk memperbaiki data jika ada kesalahan saat input formulir.
Panitia juga bisa menambah pendaftar langsung dari halaman SMPB (untuk calon yang daftar langsung ke sekolah) dengan klik + Tambah Pendaftar.
Setelah pendaftar dinyatakan Diterima, langkah selanjutnya adalah konversi ke data siswa aktif:
Tombol konversi ada di baris pendaftar yang sudah berstatus Diterima. Hanya pendaftar dengan status Diterima yang bisa dikonversi.
Lengkapi data yang diperlukan untuk akun siswa aktif: NIS (wajib, unik), pilih Kelas.
Klik Konversi. Data siswa baru otomatis masuk ke Data Siswa. Pendaftar SMPB ditandai sebagai sudah dikonversi dan tidak bisa dihapus.
Siswa yang sudah dikonversi muncul di Data Siswa dan langsung dapat: login ke portal siswa, menerima tagihan, dan absensi. Password defaultnya = NIS yang diinput saat konversi.
Menu: Pengaturan → Naik Kelas
Tentukan kelas awal (misal: X TKJ 1). Sistem menampilkan semua siswa aktif di kelas tersebut.
Gunakan opsi "Terapkan ke Semua" untuk memindahkan seluruh siswa ke kelas baru (misal: XI TKJ 1) hanya dengan 1 klik.
Sistem mendukung kustomisasi individual jika ada siswa yang "Tinggal Kelas".
Bagi kelas akhir (Kelas XII), alih-alih memilih kelas tujuan, akan muncul tombol Luluskan.
Siswa yang diluluskan akan di-nonaktifkan status akademiknya sehingga tidak ter-generate tagihan baru/absensi.
Meskipun siswa telah berstatus Alumni, seluruh riwayat pembayaran, sisa tunggakan, dan audit log keuangan masa lalu TIDAK dihapus. Sangat penting untuk audit sekolah.
Akses http://[alamat-aplikasi]/portal/login di browser HP atau komputer.
Username: NIS siswa (contoh: 2024001)
Password: NIS siswa (default, bisa diubah Admin)
Setelah login berhasil, siswa/wali murid dapat mengakses:
| Menu Portal | Informasi yang Ditampilkan |
|---|---|
| Dashboard | Ringkasan tagihan belum lunas, total tunggakan, dan info profil siswa |
| Riwayat Pembayaran | Semua transaksi pembayaran yang pernah dilakukan beserta nomor resi |
| Kehadiran | Rekap absensi bulan ini: jumlah hadir, terlambat, sakit, izin, alfa |
Portal siswa bersifat read-only — siswa/wali murid hanya dapat melihat data, tidak dapat mengubah apapun. Pembayaran tetap harus dilakukan melalui kasir sekolah.
Audit Log adalah catatan otomatis dari setiap aktivitas penting yang dilakukan oleh pengguna di sistem. Berguna untuk:
Menu: Pengaturan → Audit Log (hanya Admin)
| Jenis Aktivitas yang Dicatat | Keterangan |
|---|---|
| SCAN_ATTENDANCE | Siswa melakukan scan absensi (via NIS atau RFID) |
| MANUAL_ATTENDANCE | Input absensi manual oleh petugas |
| UPDATE_ATTENDANCE | Mengubah status kehadiran siswa |
| DELETE_ATTENDANCE | Menghapus rekaman absensi |
| UPDATE_STUDENT | Mengubah data siswa |
| DELETE_STUDENT | Menghapus data siswa |
| DELETE_BILL | Menghapus tagihan siswa |
| DELETE_PAYMENT | Membatalkan transaksi pembayaran |
| SMPB_REGISTER | Mendaftarkan calon siswa baru |
| SMPB_PAYMENT | Mengubah status pembayaran pendaftaran |
| SMPB_STATUS | Mengubah status seleksi pendaftar |
Periksa Audit Log secara berkala. Jika ada aktivitas yang tidak dikenali (penghapusan data, pembatalan pembayaran), segera hubungi Administrator untuk investigasi.
Jika ada pertanyaan atau kendala teknis, silakan hubungi Administrator sistem atau pengembang aplikasi.