Buku Panduan - Bendahara Sekolah

Dokumen ini ditujukan khusus bagi Bendahara Sekolah atau staf administrasi keuangan. Panduan ini menjelaskan prosedur standar pengelolaan tagihan siswa, transaksi pembayaran, hingga fitur notifikasi otomatis ke WhatsApp orang tua murid menggunakan ekosistem Hilma Pro.

1. Cara Akses & Login Keuangan

Staf keuangan harus melakukan otentikasi ke dalam sistem aplikasi Hilma Pro menggunakan kredensial yang memiliki hak akses sebagai Bendahara (Finance Admin).

Tampilan Halaman Login Admin/Bendahara

Menampilkan form otentikasi login menggunakan Alamat Email dan Kata Sandi.

Langkah-langkah Login:

Buka browser dan masuk ke tautan utama aplikasi Hilma Pro.
Pada kolom Email, masukkan alamat email akun bendahara Anda.
Pada kolom Password, masukkan kata sandi yang valid.
Klik Login. Setelah masuk, Anda akan melihat Dashboard Keuangan (ringkasan pemasukan, pengeluaran, dll).

2. Transaksi Pembayaran Siswa

Modul utama dari sistem ini adalah penerimaan pembayaran tagihan dari siswa (seperti SPP, Uang Gedung, Seragam, dll).

Form Pencarian Siswa & Transaksi

Terdapat form pencarian Nomor Induk Siswa (NIS) untuk memunculkan profil siswa beserta tagihan yang belum lunas (Unpaid Bills).

Langkah Melayani Pembayaran:

Buka menu Keuangan → Pembayaran pada sidebar.
Ketikkan NIS siswa pada kolom pencarian, lalu tekan Enter atau klik Cari.
Profil siswa beserta daftar Tagihan Belum Lunas (Unpaid Bills) akan muncul di layar.
Klik tombol Bayar pada salah satu tagihan yang ingin dilunasi.
Masukkan Nominal Bayar (sistem mendukung pembayaran cicilan / parsial).
Klik Simpan/Proses. Sistem akan langsung men-generate nomor kuitansi otomatis (Invoice).

Fitur Notifikasi WhatsApp Otomatis:

Setelah Anda mengklik "Simpan", sistem Hilma Pro akan secara otomatis mengirimkan pesan struk/bukti bayar digital langsung ke nomor WhatsApp Orang Tua siswa. Pastikan profil siswa memiliki data nomor telepon orang tua (parent_phone) yang valid.

3. Pembayaran Massal (Bulk Payment)

Terkadang, orang tua siswa membayar beberapa tagihan sekaligus dalam satu waktu (misal: SPP 3 bulan + Uang Gedung). Fitur Pembayaran Massal (Bulk) mempercepat proses ini tanpa harus memproses satu persatu.

Fitur Pembayaran Massal

Terdapat opsi checkbox (centang) di sebelah tagihan untuk memilih lebih dari satu tagihan sekaligus.

Cara Proses Bayar Sekaligus:

Setelah mencari data NIS siswa, beri tanda Centang (Checkbox) pada tagihan-tagihan yang ingin dibayar.
Sistem akan menampilkan ringkasan Total Keseluruhan tagihan yang dipilih.
Klik tombol Proses Pembayaran Terpilih.
Tentukan nominal bayar dan tanggal pembayaran.
Sistem akan melunasi tagihan-tagihan tersebut secara massal dalam satu klik dan tetap men-generate resi per transaksi.

4. Laporan & Riwayat Keuangan

Bendahara dapat meninjau rekam jejak transaksi yang sudah pernah dimasukkan. Hal ini berguna untuk mencocokkan arus kas fisik dengan data di aplikasi.

Histori 5 Transaksi Terakhir:

Setiap kali Anda mencari NIS siswa pada halaman pembayaran, sistem tidak hanya menampilkan tagihan tertunggak, namun juga menampilkan 5 histori pembayaran terbaru siswa tersebut. Hal ini berguna sebagai referensi silang (cross-check).

Aturan Otorisasi Bendahara:

Sistem Hilma Pro mendukung pembatasan hak akses penagihan (Hak Akses Jenis Tagihan).
Jika bendahara di-setting hanya menangani tagihan SPP, maka ketika mencari NIS siswa, tagihan selain SPP tidak akan muncul di layarnya.
Hal ini menjaga pemisahan tugas (*Segregation of Duties*) apabila sekolah memiliki bendahara yang berbeda untuk Uang Gedung dan Uang SPP bulanan.

Dikembangkan secara profesional untuk membantu transformasi digital institusi pendidikan.

Buku Panduan Penggunaan